تعیین وقت سفارت کشورهای مختلف، بسته به سیاست هر دولت، یا مستقیماً از طریق خود سفارت و کنسولگری انجام می‌شود یا به شرکت‌های کارگزاری برون‌سپاری شده است. در ایران، VFS Global گسترده‌ترین کارگزار فعال است و مدیریت زمان‌بندی مراجعه برای سفارت‌هایی مانند اتریش، بلژیک، بلغارستان، جمهوری آذربایجان، جمهوری چک، کرواسی، دانمارک، فنلاند، استونی، فرانسه، مجارستان، نیوزلند، نروژ، پرتغال، آفریقای جنوبی، سوئیس، هلند، انگلستان و اوکراین را بر عهده دارد.

علاوه بر این، وقت سفارت آلمان به‌طور رسمی از طریق کارگزاری TLScontact ثبت می‌شود. سفارت ایتالیا فرآیند نوبت‌دهی را توسط شرکت ویزامتریک مدیریت می‌کند و اسپانیا و قبرس نیز از طریق سامانه شرکت BLS وقت‌دهی دارند. برای درخواست وقت سفارت یونان باید به پورتال اختصاصی این کشور یعنی VACGlobal مراجعه کنید. سایر کشورهایی که کارگزار رسمی ندارند، هنوز فرآیند رزرو وقت را تنها از طریق سفارت یا کنسولگری خود انجام می‌دهند.